こんな悩みはありませんか？毎日やっている仕事がいつまでも時間を取る。会議やメール処理、レポート作成に追われて家族との時間が削られている。結論から言うと、
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私はメーカー系でECや収益管理、商品企画に携わってきた会社員です。現在は業務改善と生産性向上を仕事にしており、普段から「目的を明確にする」「小さく試す」「継続できる仕組みを作る」を大事にしています。今回は、私が『もっと簡単にできないか』を口癖にしてから実際に変わったことを、具体例多めに共有します。
結論：口癖を変えるだけで「選択」が変わる
まず結論です。言葉の力で作業の取捨選択が変わり、無駄な手間が減ります。なぜなら、常に「これ、本当に必要か？」「別のやり方はないか？」と前提を疑う思考が働き、作業を分解して改善案を探す習慣がつくからです。
なぜ口癖が効くのか
問題の視点が変わる
多くの業務は『やり方』が固定化されています。口癖によってまずは前提を疑うため、問題が「手順」にあるのか「目的」にあるのかが見えてきます。例えば、毎週報告書をPDFで作って送っている場合、目的が確認であれば短い要約メールと共有フォルダで済むかもしれません。
小さな改善が続く
「もっと簡単にできないか」と問うだけで、大きな改革でなくても良いという心理が生まれます。小さな改善を繰り返すことで継続的に積み上がるのが強みです。
仕事で変わった具体例
メール処理：テンプレートとバッチ処理
以前は毎回返信文を考えていました。今はよくある質問や定型連絡をテンプレートにして、午前と午後の決まった時間にまとめて処理するようにしました。結果、メール処理時間が半分になり、集中時間が増えました。短時間で済ませるためのルールを設けることがポイントです。
会議の効率化：目的と終了条件を先に決める
会議前に「この会議で決めること」と「決まったら終わり」といった終了条件を書いておくと、議論がダラけにくくなります。実務では、関係者に事前にアジェンダを投げ、会議は15〜30分に収めることが増えました。これだけで週あたりの会議時間が大幅に減ります。
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会議で目的・ゴール・決めることを最初に決める理由
作業の仕組み化：テンプレートと自動化フロー
レポート作成や定期処理は、最初にテンプレート化と自動化の可能性を探すようになりました。Excelで関数やピボットを使って一次集計を自動化し、最終チェックだけ人が行う体制にしたところ、手戻りが減りミスも減少しました。ここで重要なのは『完全自動化しよう』と焦らず、まずは繰り返し作業を特定して小さく自動化することです。
ショートカットの積み重ねが効く
日々の小さな操作も「もっと簡単にできないか」で見直す対象です。私の場合、作業効率を高める必須ショートカットは「alt+tab」です。画面切り替えを素早くするだけでストレスが減り、細切れ時間の生産性が上がりました。こうした小さな習慣が積み重なります。
このショートカットの話は、実際に日常的に使って体感したことです。右手がマウスのときは左手でalt+tabを常時使うことが多いです。移動時間や画面を探す時間を減らすと、累積で大きな時間節約になります。
よくある課題と、その解決策
課題：変える時間がない
多くの人は「忙しくて改善する時間がない」と感じます。解決策は小さく始めること。まずは5分でできるテンプレート作成や、今日の会議のアジェンダを事前に作るだけでも効果があります。私も最初は朝の通勤時間のうち10分を改善アイデアのリスト作りに使っていました。
課題：変えても誰も守らない
仕組みを共有しないと効果は限定されます。関係者と一緒にルールを決め、試行期間を設けることが大切です。たとえば、会議の時間短縮ルールをチームで1カ月試して、効果を振り返るだけでも合意形成が進みます。
今日からできる小さな実践リスト
実行上の注意点（デメリットも正直に）
「簡略化」は万能ではありません。短くすると情報が足りなくなり誤解が生じることがありますし、属人化を避けるためにあえて詳細手順を残す必要がある場面もあります。重要なのは、なぜ簡単にするのかという目的を常に明確に保つことです。
私が学んだことと失敗談
最初は自動化に飛びついて、十分なテストをせずに運用してしまい、データのミスが出たことがあります。学びは「小さく試す」「検証期間を設ける」ことの重要性です。逆に、会議アジェンダを徹底したことでメンバーの時間が増え、信頼感が高まった経験もあります。目的の定義（なぜやるのか）を最初に揃えることが効果を左右します。
案件着手前に「何をするか」より「なぜやるのか」を上司とすり合わせておく習慣は、プロジェクトの軸がブレにくくなり、説明もしやすくなりました。
最後に：まずは1つだけ口癖にする
この記事の結論をもう一度。『もっと簡単にできないか』を口にするだけで、あなたの仕事の見方が変わり、小さな改善が続くようになります。目的を見失わず、小さく試し、継続できる仕組みを作ることを意識してください。
まずは今日、次の会議のアジェンダを短く書き直してみましょう。それだけで次の一歩が見えてきます。
私もまだ試行錯誤中です。一緒に少しずつ前進できれば嬉しいです。
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